Télésecrétariat médical : son fonctionnement et ses avantages pour un cabinet médical

Egalement appelé secrétariat téléphonique médical à distance, le télésecrétariat médical est un service d’externalisation médical exercé à distance. Il s’agit d’une prestation d’accueil téléphonique et d’assistance administrative. Ce service fourni par des télésecrétaires externalisées, est dédié aux praticiens, médecins, et aux professionnels de la santé de façon générale.

Depuis quelques années, le secteur du télésecrétariat médical est en pleine évolution. Et pour cause, il regorge de nombreux atouts indéniables pour les professionnels de la santé. Mais comment est-ce que cela fonctionne en réalité ? Quels sont ses avantages pour un cabinet médical d’opter pour le secrétariat médical à distance ? Nous vous invitons à en savoir davantage sur le sujet dans cet article.

Comment fonctionne le télésecrétariat médical pour un cabinet médical ?

En pratique, le télésecrétariat médical reçoit les appels téléphoniques pour le compte des spécialistes de la santé tels que :

• les médecins ;
• les dentistes ;
• les ophtalmologues ;
• les pédiatres ;
• les kinésithérapeutes, etc.

Un cabinet médical en ligne peut ainsi rediriger ses appels vers des secrétaires médicales spécialisées (ce sont généralement des femmes) pour pouvoir s’appliquer totalement à son cœur de profession. Celles-ci assurent ses visites et ses consultations à domicile avec la garantie de ne perdre aucun appel. Pour transférer la ligne téléphonique, il suffira simplement de composer le code 21.

Orientées par les directives du professionnel, les télésecrétaires mentionnent les rendez-vous et les SMS des patients sur l’agenda en ligne. Elles sont également capables d’effectuer des transferts d’appels en cas d’urgence. Des logiciels et des outils sont installés afin de permettre le partage des données et des documents. Cela favorise la synchronisation de l’agenda pour les professionnels de la santé.

Actuellement, Keldoc et Doctolib sont les agendas les plus utilisés en ligne. Car ils permettent non seulement la prise de rendez-vous, mais intègrent aussi de nombreuses fonctionnalités. Ces dernières aident le service de télésecrétariat médical à mieux traiter les appels. Des systèmes de messageries et de notification sont employés pour faciliter la communication entre la télésecrétaire et le praticien.

Les avantages d’un télésecrétariat médical pour un cabinet médical

Pour un cabinet médical, les services d’un télésecrétariat médical sont indispensables, car cela répond à un véritable besoin opérationnel. Ce service présente de nombreux avantages. En voici quelques-uns.

Un gain de temps considérable pour le cabinet médical

A chaque fois qu’un praticien doit recevoir un appel téléphonique, cela équivaut à du temps en moins pour effectuer ses tâches. Avoir le téléphone qui sonne pendant un rendez-vous médical est pénible pour le médecin que pour le patient.

Ainsi, en faisant appel à un service d’accueil téléphonique, un gain de temps considérable est réalisé pour le médecin. Dans les activités quotidiennes, les secrétaires médicales virtuelles prendront vos appels. Elles prendront également en charge la gestion de votre agenda.

Le fait de ne plus s’occuper de ces tâches permettra au médecin de se concentrer sur d’autres actions plus importantes. Il pourra réduire sa charge de travail ou cumuler des rendez-vous s’il le souhaite pour le bien de son cabinet.

Le télésecrétariat pour grandir sa patientèle

Dans un cabinet médical en ligne, ne pas décrocher les appels présente le risque de rater de nouveaux patients. C’est aussi ne pas satisfaire les besoins des patients actuels. Si un patient ne trouve pas de satisfaction dans un cas d’urgence par exemple, il peut se tourner vers un autre cabinet médical en ligne.

Avec le télésecrétariat médical, vous ne risquez plus de manquer des appels. Cela aidera à développer la patientèle du cabinet et éviter des frustrations chez les patients. De ce fait, vous maintenez une bonne réputation sur le marché.

Le secrétariat téléphonique médical à distance favorise une disponibilité permanente

Les médecins peuvent se rendre dans le domicile de leurs patients. Ils prennent également des jours de repos et de congés. Pendant ces moments d’absence, les professionnels ne décrochent pas les appels. Grâce à une prestation d’accueil téléphonique, vous pouvez partir en vacances en toute tranquillité, sans stress.

Avec ce service, vous aurez l’assurance qu’aucun appel ne sera manqué et que tous les patients auront satisfaction. Le télésecrétariat médical permet de revenir sereinement des congés en reprenant le service avec un agenda bien structuré.

Le télésecrétariat pour un professionnalisme et une flexibilité dans le travail

Le service de télésecrétariat est une alternative à partir de laquelle l’accueil téléphonique d’un cabinet médical en ligne est assuré de manière professionnelle. La prise de rendez-vous se fait en continu tout en prenant en compte les horaires du praticien. Le service est stable et comporte un volet d’identification des patients ainsi qu’un formulaire personnalisé en fonction des offres. Les consignes sont aussi intégrées.

Des statistiques et une liste d’attente sont élaborées pour faciliter l’organisation. Le service est principalement centré sur les patients et leurs différents besoins sont pris en compte. En somme, le télésecrétariat médical est une solution permettant de profiter du professionnalisme qu’offrent les télésecrétaires médicales, leur efficacité et la qualité de leur prestation.

Le point fort, c’est que le service est flexible et prend en compte votre satisfaction. Il s’adapte à vos besoins et moyens avec des prestations modulables. Le praticien est libre de choisir la formule qui lui convient le mieux.

Le secrétariat téléphonique médical à distance permet de faire des économies

Faire le choix d’un service de télésecrétariat, c’est opter pour une solution qui fera réaliser des économies considérables à un médecin ou à un cabinet de médecine. En effet, grâce à ce service, vous n’aurez pas à souscrire aux charges sociales. Par conséquent, cela permettra de mieux gérer votre budget. De plus, avec ce service, vous allégez vos dépenses en termes d’investissements qu’induit une embauche.

Aussi, le télésecrétariat médical permet d’avoir plus de places dans les locaux. Si vous êtes un professionnel de santé qui passe assez de temps à gérer des missions administratives, les services d’un télésecrétariat vous seront d’une grande aide. Ce service qui permet de gagner du temps est aussi très profitable pour les patients.

Ces derniers bénéficient en effet d’une disponibilité accrue de leurs médecins traitants grâce aux secrétaires médicales à distance. Celles-ci sont formées pour respecter les consignes spécifiques des médecins. Opter pour le télésecrétariat médical pour son cabinet médical, c’est faire l’option du professionnalisme.